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Politique de protection des renseignements personnels

La Société des célébrations du 375e anniversaire de Montréal (la « Société ») gère l’utilisation des renseignements personnels conformément aux normes édictées par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (L.C. 2000, c. 5) et la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1).

Règle générale, la Société ne recueille pas de renseignements personnels sur les utilisateurs de son site ou sur les individus (ci-après, chacun un « individu »). La navigation sur le site Web de la Société se fait de façon anonyme.

Dans certains cas cependant, la Société peut demander à un individu de lui fournir des renseignements personnels, comme son nom, son adresse et son adresse de courrier électronique lorsqu’ils sont nécessaires dans les cas ci-après énumérés. L’individu peut toujours refuser de se plier à cette demande, auquel cas la Société ne pourra donner suite à sa demande

La politique ne s’applique pas aux renseignements personnels concernant les employés de la Société, ni aux renseignements qui ne sont pas considérés comme des « renseignements personnels » au sens des lois pertinentes.

Les cas où la Société recueille des renseignements personnels

Consciente de son devoir de protéger tout renseignement personnel qui pourrait lui être transmis par un  individu, la Société tient à informer les individus des raisons pour lesquelles de tels renseignements peuvent être recueillis et de l’utilisation qui peut en être faite. Aucun renseignement personnel n’est recueilli par la Société lors de la navigation sur son site Web. Si l’individu accepte de fournir les renseignements personnels demandés, il sera réputé avoir consenti à leur collecte et à leur utilisation par la Société. Si des renseignements personnels fournis par les individus sont susceptibles d’être utilisés à d’autres fins que celles ci-après énumérées ou qui peuvent en découler raisonnablement, la Société, sauf si la loi l’en dispense, en avisera l’individu et obtiendra son consentement.  Les renseignements personnels transmis par les individus ne sont accessibles qu’aux employés ou consultants de la Société qui en ont besoin pour effectuer leur travail. Ceux-ci doivent en outre utiliser des mots de passe et autres approbations pour accéder à la base de données ou aux serveurs dédiés.  La Société pourrait communiquer des renseignements personnels à ses mandataires et contractants dans le cadre de services que ceux-ci exécutent pour elle.  Les contrats liant la Société et ces contractants et mandataires stipulent que ces renseignements personnels ne peuvent être utilisés que dans le but pour lequel ils leur ont été communiqués.  La Société met en œuvre des mesures de protection matérielles, organisationnelles et technologiques pour conserver les renseignements personnels en sécurité.

1) S’abonner à une infolettre

Un individu peut s’abonner à une infolettre de la Société. Nous demandons à l’individu de nous fournir son adresse de courrier électronique afin de lui envoyer.

2) Participer à un concours

Un individu peut participer à un concours lancé par la Société.  La Société pourrait demander à l’individu de lui fournir son nom, son adresse, son âge et son adresse de courrier électronique, afin de s’assurer de son identité et de son admissibilité au concours, et pour l’informer des résultats du concours, le cas échéant.  Pour certains concours de la Société, plusieurs autres renseignements personnels pourraient être fournis par tous les individus qui choisissent de participer.

3) Soumettre des projets suite à un appel de projets public

Dans le cadre d’appels de projets publics, nous vous demandons certains renseignements personnels tels votre adresse de courrier électronique, votre nom, votre adresse et votre numéro de téléphone pour nous permettre de vous joindre si vous avez soumis un projet.

4) Emplois, stages, bénévoles et consultants

Si vous souhaitez soumettre votre candidature pour un emploi, un stage, un poste de bénévole ou de consultant, nous vous demandons certains renseignements personnels tels votre adresse de courrier électronique, votre nom, votre adresse et votre numéro de téléphone pour nous permettre de vous joindre si votre candidature est retenue.

5) Offres de services ou partenariats

Si vous souhaitez soumettre une offre de services ou de partenariat, nous vous demandons certains renseignements personnels tels votre adresse de courrier électronique, votre nom, votre adresse et votre numéro de téléphone pour nous permettre de vous joindre si votre offre de services est retenue.

6) Service à la clientèle

Si vous écrivez ou appelez à la Société, il se peut que la Société conserve votre nom et vos coordonnées (numéro de téléphone, adresse, adresse électronique) afin d’assurer un suivi.

Limite de responsabilité

Malgré l’adoption par la Société d’une politique sur la protection des renseignements personnels, il se peut que de tels renseignements soient divulgués ou interceptés sans droit, auquel cas l’individu tient la Société indemne de toute responsabilité, sauf en cas de faute lourde commise par celle-ci.

Traces de connexion et relevés statistiques

La Société peut garder des traces des connexions effectuées sur son site Web pour des fins statistiques. Les données ainsi collectées permettent de déterminer quel navigateur a été utilisé pour naviguer sur le Site, à quelle heure la visite a eu lieu, combien de temps elle a duré, quelles pages ont été visitées, d’où provient l’individu, et d’autrement analyser le comportement de l’individu. Ces traces de connexions ne permettent en aucun cas d’identifier l’individu qui a navigué sur le Site. Il s’agit de données statistiques totalement anonymes.

«Cookies»

Un témoin (communément appelé «cookies» dans le jargon Internet) est un élément d’information — une simple séquence numérique — qu’un site Web envoie à votre navigateur et qui est temporairement logé en mémoire dans votre fureteur ou sur le disque dur de votre ordinateur.

De façon générale, le site Web de la Société n’envoie pas de «cookies» au navigateur des individus. Cependant, le site demande occasionnellement l’utilisation de « cookies » pour améliorer l’expérience utilisateur, par exemple en évitant d’afficher plusieurs fois les mêmes avis ou messages.

Liens vers d’autres sites

Le site Internet de la Société contient des liens vers des sites Internet gérés par des tiers; ces liens ne sont proposés qu’à titre informatif. En activant ces liens, l’individu quitte le site de la Société. Celle-ci n’a aucun pouvoir sur les sites Internet des tiers et le fait que ces sites soient répertoriés sur le site de la Société n’engage en aucun cas sa responsabilité. Ainsi, toute information personnelle que les individus communiqueront aux autres sites sera nécessairement soumise à la politique de protection des informations personnelles de ces autres sites. Dans un tel cas, la Société ne pourra jamais être tenue responsable des abus qui pourraient en découler. Par conséquent, il est recommandé d’examiner attentivement la politique de protection des informations personnelles de ces autres sites.

Consentement

En fournissant des renseignements personnels vous concernant, vous consentez à ce que la Société recueille, utilise et communique ces renseignements de la manière décrite dans la présente politique telle qu’elle peut être amendée de temps à autre, ou de la manière décrite avant leur collecte, utilisation ou communication ou au moment de celles-ci, selon le cas.  Si vous ne voulez pas que vos renseignements personnels soient ainsi recueillis, utilisés ou communiqués, veuillez alors vous abstenir de fournir des renseignements personnels à la Société.  Si vous avez soumis des renseignements personnels à la Société vous concernant et vous voulez retirer votre consentement à leur rétention, utilisation ou communication, veuillez transmettre un courriel à [email protected] Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps moyennant un avis raisonnable et sous réserve des restrictions légales ou contractuelles pouvant s’appliquer.  Si vous retirez votre consentement, il est possible que nous ne puissions vous fournir certaines informations ou remplir votre demande.  Lorsque la loi l’exige, la Société peut recueillir, utiliser ou communiquer sans votre consentement des renseignements personnels vous concernant, notamment pour se conformer à une demande légale d’un organisme gouvernemental, à une ordonnance d’un tribunal ou dans les autres cas requis par la loi.

Rétention des renseignements personnels

Les renseignements personnels seront gardés par la Société tant et aussi longtemps qu’elle existe.  Par la suite, tous les dossiers de la Société, dont les renseignements personnels qu’ils contiennent, seront transmis à la Ville de Montréal pour fins d’archivage.

Mise à jour : le 6 octobre 2015

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